Hoe waardevol is jouw tijd?

Als ondernemer is tijd een van de waardevolste instrumenten die je hebt. Het gezegde luid ook wel tijd is geld, een belangrijke combinatie van middelen voor een ondernemer. Er zijn talloze goeroes en filosofieën die je vertellen hoe je het beste met deze 2 factoren om kan gaan. In deze blog willen we je graag de belangrijkste info en tips & tricks meegeven omtrent Timemanagement.

#Wat is Timemanagement?

In de brede zin van het woord betekent Timemanagement: ''De verzamelnaam voor alles rondom werkgewoonten, instrumenten en diverse technieken die ervoor zorgen dat je maximaal effectief (doelgericht) met je tijd om kan gaan.'' Maar wat wordt hier nou mee bedoeld? Wat is effectief werken bijvoorbeeld en wat zijn de diverse technieken?

In Nederland hebben we er een handje van om altijd maar druk te zijn. Wanneer je het druk hebt, gaat het goed met je. Volgens de timemanagement filosofie is dat absoluut niet waar. De meeste mensen hebben het druk met te veel en vaak de verkeerde dingen. Bij Timemanagement gaat er juist om dat je de juiste dingen in je tijd af krijgt, niet veel dingen. Dat is dan meestal ook de eerste stap bij Timemanagement. Streep de dingen en taken weg die niet waardevol voor jou zijn. Taken die je elke dag doet maar niet het gewenste resultaat behalen. Hiermee bespaar je een hoop tijd waarmee je een proces of taak kan vinden die wel het gewenste resultaat kan behalen.

#Effectief versus Efficiënt

Timemanagement draait om effectief werken, zoals staat in de definitie. Maar wat is effectief werken? En waarom dan niet efficiënt werken? We zullen eerst het verschil kort en bondig uitleggen.

Efficiënt te werk gaan betekent dat je continu met procesoptimalisatie bezig bent, hoe kom ik zo snel mogelijk van A naar B.

Effectief te werk gaan betekent dat je je alleen focust op het doel, B in dit geval.

Timemanagement wordt vaak gekoppeld aan deze 2 termen. Dit is niet zo, timemanagement draait enkel om het effectieve werken. Wanneer je je tijd steekt in het optimaliseren van processen ben je bezig met Lean management. Je probeert dan elk proces binnen je bedrijf zo te optimaliseren dat je er maximaal resultaat uithaalt met minimale input. Daar hebben Timemanagement goeroes al geen tijd voor. Die strepen de taken en processen, die niet relevant zijn of niet direct een bijdrage leveren aan het behalen van het doel, weg. Hierbij is het belangrijk dat je die risico's kan en durft te nemen, niet elke organisatie kan deze manier van werken veroorloven. Belangrijk hierbij is dat je je eigen tijd als waardevolste van alles moet zien. Wanneer je een eigen onderneming hebt zal dit een stuk makkelijker zijn dan wanneer je in dienst bent bij een bedrijf.

#Doelstellingen

Om deze filosofie van Timemanagement te handhaven binnen je bedrijf is het belangrijk dat je duidelijke, meetbare en vooral haalbare doelen stelt. Bij Timemanagement draait alles om prioriteiten stellen. Jouw tijd is de waardevolste tijd die er is, benut deze dan ook goed. Een goede tip bij het formuleren van doelstellingen is het hanteren van het SMART-model. Het SMART-model is een hulpmiddel om duidelijke doelstellingen te formuleren. De letters SMART staan dan ook voor de verschillende eisen waaraan de doelstelling aan moet voldoen. Een doelstelling moet namelijk; Specifiek zijn, Meetbaar zijn, Acceptabel zijn, Realistisch zijn en Tijdgebonden zijn. We zullen dit toelichten met een voorbeeld.

Niet-SMART doelstelling: ''Het verhogen van de omzet.''

SMART-Doelstelling: ''De omzet moet dit jaar 10% hoger zijn ten opzichte van vorig jaar.''

Zoals je kan zien is het doel bij beide doelstellingen hetzelfde, maar het verschil is duidelijk. Bij een SMART-doelstelling geef je jezelf en je medewerkers richting. Ze weten wat er moet gebeuren, hoe het moet gebeuren en wat de deadline daarbij is. Dit is een belangrijke stap in de goede richting van het effectief omgaan met je tijd.

#Werkdagen

Nadat je de doelstellingen duidelijk hebt geformuleerd kun je gaan kijken hoeveel tijd je nodig hebt om die doelen te behalen. De meeste fulltimers werken tussen de 32 en de 40 uren per week, waarin ze ongeveer 6 tot 8 uur effectief te werk gaan. De uitspraak: ''Ondernemer ben je 168 uur per week'' is ook veel voorkomend. Ja dat is wel zo maar nee, ik ben zeker niet 24/7 met mijn onderneming bezig. Je doet enkel wat jij denkt dat nodig is om je doelen te behalen. Breek de 9 tot 5 mentaliteit binnen je bedrijf. Werknemers krijgen bijvoorbeeld in 1 uur effectief werken net zoveel af dan dat ze in 8 uur niet effectief werken doen.

Daarnaast is het ook erg belangrijk om je werkdag goed af te sluiten. Wanneer je thuiskomt van je werk en vervolgens thuis de PC opstart om nog wat werk te verrichten ben je fout bezig. Dan had je net zo goed op kantoor kunnen blijven zitten. Wanneer je je werkdag bewust afsluit zul je merken dat je de volgende dag weer effectiever te werk kan gaan. Zorg dus voor voldoende rust, wees niet altijd druk. Vaak ben je namelijk druk met de verkeerde dingen.

#Tips&Tricks

Naast deze doordringende en drastische veranderingen zijn er ook kleine dingen die kunnen helpen bij het effectiever te werk gaan. Deze veranderingen zijn namelijk niet voor iedereen weggelegd. Daarom geven we wat tips en tricks die ook een fijne bijdrage kunnen leveren aan jou en jouw bedrijf.

E-mail notificaties. Zet deze uit! E-mail is een van de meest afleidende dingen op kantoor. Mensen zijn er verslaafd aan. Hiermee wordt de dag vaak begonnen en aan de hand van de eerste E-mail wordt de planning van de dag uitgewerkt. Baseer je dag niet op je E-mails! Plan momenten in wanneer je je E-mail mag checken en zet de notificaties uit. Zo kan je niet afgeleid worden.

Reflecteer op vergaderingen. Vaak na een uur durende vergadering valt de zin: ''Dit had ook in een kwartiertje gekund''. Waarna een herkennende lach, zucht of puf volgt. Ga dit tegen, bestudeer een vergadering en vraag aan de deelnemers wat er goed en niet goed ging. Na een tijdje merk je dat je een goed vergader concept hebt ontwikkeld waarmee je een hoop tijd kunt besparen.

Besteed uit. Tijd is geld, welke is het belangrijkst? Tijd in dit geval, geef daarom geld uit om tijd te besparen zodat jij in die tijd geld kan verdienen. Bedrijven met een low-budget proberen zoveel mogelijk taken zelf te doen om zo geld te besparen. Wanneer je bijvoorbeeld voor 20 euro iemand binnen een uur de ramen kan laten wassen maar jij het liever zelf doet binnen dat uur, heb je volgens jezelf 20 euro bespaard. Hoeveel is je eigen tijd dan waard? Wat had je ook in dat ene uur kunnen doen? Besparen is niet verdienen, onthoud dat.